Bản án của Tòa án khi được ban hành là có tính bắt buộc thi hành đối với tất cả các đương sự, kể cả người dân và cả cơ quan hành chính nhà nước, người có thẩm quyền trong cơ quan hành chính Nhà nước. Để Tòa án ra ban hành quyết định, bản án phù hợp với sự thật khách quan, đúng pháp luật thì phải trên cơ sở xem xét đầy đủ, toàn diện, khách quan các tài liệu, chứng cứ đã được thu thập trong quá trình giải quyết vụ án. Vụ án hành chính (VAHC) có được Tòa án giải quyết nhanh chóng, chính xác, công bằng, đúng pháp luật hay không phụ thuộc rất lớn vào chứng cứ có trong hồ sơ vụ án. Với vị trí là người tiến hành tố tụng, có nhiệm vụ giải quyết vụ án đúng pháp luật, đúng thời hạn nên Thẩm phán có vai trò quan trọng trong việc thu thập chứng cứ. Tùy thuộc vào từng loại chứng cứ mà Thẩm phán có biện pháp thu thập khác nhau. Yêu cầu cơ quan, tổ chức, cá nhân cung cấp tài liệu đọc được, nghe được, nhìn được hoặc hiện vật khác liên quan đến việc giải quyết vụ án cũng là một trong các biện pháp thu thập chứng cứ mà Thẩm phán được quyền thực hiện để có chứng cứ làm cơ sở vững chắc trong việc ban hành ra quyết định, bản án được chính xác. Thế nhưng có những chứng cứ do cơ quan, tổ chức, cá nhân nắm giữ có giá trị chứng minh quan trọng trong vụ án nhưng họ cố tình không chịu cung cấp khi Tòa án yêu cầu, cũng có trường hợp khi đương sự giao nộp chứng cứ nhưng luật không quy định rõ ràng việc tiếp nhận như thế nào để đảm bảo tính hợp pháp của chứng cứ. Dẫn đến việc Tòa án không có đủ chứng cứ hoặc không sử dụng được chứng cứ đã thu thập để làm căn cứ giải quyết vụ án, việc này cần phải được khắc phục để Tòa án có thể giải quyết vụ án được nhanh chóng và chính xác.
1. Quy định của pháp luật và thực trạng thi hành pháp luật về việc Tòa án yêu cầu cơ quan, tổ chức, cá nhân cung cấp chứng cứ trong tố tụng hành chính
Trong quá trình giải quyết VAHC, Tòa án có trách nhiệm xây dựng hồ sơ vụ án một cách đầy đủ nhằm giải quyết vụ án một cách toàn diện, kịp thời trong thời hạn luật định, bảo đảm công bằng trên cơ sở xem xét đầy đủ, khách quan, toàn diện các tài liệu, chứng cứ đã được thu thập trong quá trình tố tụng. Trách nhiệm xây dựng hồ sơ vụ án khi thụ lý giải quyết vụ án của Tòa án được thực hiện thông quan việc thu thập, tài liệu chứng cứ để đưa vào hồ sơ. Trong trường hợp nếu đương sự không có yêu cầu Tòa án hỗ trợ thu thập chứng cứ, nhưng Tòa án nhận thấy có những tài liệu, chứng cứ quan trọng cần phải có để làm căn cứ giải quyết vụ án thì Tòa án cũng có thể chủ động tự mình yêu cầu cơ quan, tổ chức, cá nhân đang quản lý, lưu giữ cung cấp cho mình tài liệu, chứng cứ .
Để thực hiện được biện thu thập chứng cứ bằng biên pháp yêu cầu cá nhân, cơ quan, tổ chức cung cấp chứng cứ trên thực tế Tòa án có thể cử cán bộ Tòa án trực tiếp thu thập. Thẩm phán thụ lý vụ án, Thư ký Tòa án hoặc cán bộ Tòa án được Chánh án phân công có thể trực tiếp yêu cầu cá nhân, cơ quan, tổ chức đang quản lý, lưu giữ cung cấp cho mình chứng cứ. Người trực tiếp yêu cầu phải có giấy giới thiệu của Tòa án và quyết định yêu cầu cung cấp chứng cứ. Nếu cá nhân, cơ quan, tổ chức đang quản lý, lưu giữ chứng cứ có yêu cầu thì người trực tiếp yêu cầu cung cấp chứng cứ phải xuất trình giấy chứng minh Thẩm phán hoặc thẻ công chức hoặc một loại giấy tờ tùy thân khác. Nếu cá nhân, cơ quan, tổ chức đang quản lý, lưu giữ chứng cứ thực hiện được ngay việc giao nộp chứng cứ thì lập biên bản về việc giao nhận chứng cứ. Nếu cơ quan, tổ chức giao nộp chứng cứ có con dấu, thì đề nghị đại diện có thẩm quyền của cơ quan, tổ chức ký tên đóng dấu xác nhận. Nếu cá nhân, cơ quan, tổ chức đang quản lý, lưu giữ chứng cứ từ chối việc giao nộp chứng cứ thì lập biên bản về việc đó và ghi rõ lý do của việc từ chối đó . Trong trường hợp cá nhân, cơ quan, tổ chức đang quản lý, lưu giữ chứng cứ nhưng chưa thực hiện được việc giao nộp chứng cứ ngay thì lập biên bản về việc đó và yêu cầu họ cung cấp đầy đủ kịp thời chứng cứ theo thời hạn 15 ngày ghi trong quyết định. Ngoài việc cử cán bộ trực tiếp đi thu thập chứng cứ như vậy thì Tòa án cũng có thể thu thập chứng cứ bằng cách gởi qua đường bưu điện quyết định yêu cầu cung cấp chứng cứ đến cá nhân, cơ quan, tổ chức đang quản lý, lưu giữ để yêu cầu cung cấp chứng cứ cho Tòa án.
Cơ quan, tổ chức, cá nhân đang quản lý, lưu giữ tài liệu, chứng cứ có trách nhiệm cung cấp đầy đủ tài liệu, chứng cứ theo yêu cầu của Tòa án trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày nhận được yêu cầu; trường hợp hết thời hạn này mà không cung cấp đầy đủ tài liệu, chứng cứ theo yêu cầu của Tòa án thì cơ quan, tổ chức, cá nhân được yêu cầu phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do cho Tòa án. Cơ quan, tổ chức, cá nhân không thực hiện yêu cầu của Tòa án mà không có lý do chính đáng có thể bị xử lý theo quy định của Luật này và pháp luật có liên quan. Việc xử lý trách nhiệm đối với cơ quan, tổ chức, cá nhân không phải là lý do miễn nghĩa vụ cung cấp tài liệu, chứng cứ cho Tòa án .
Luật quy định tương đối rõ ràng, đầy đủ cách thức thu thập chứng cứ như trên nhưng trên thực tế có nhiều trường hợp Tòa án vẫn gặp khó khăn trong việc thu thập được chứng cứ từ cá nhân, cơ quan, tổ chức đang lưu giữ chứng cứ. Điều này thể hiện như sau:
Thứ nhất, cơ quan, tổ chức, cá nhân đang nắm giữ nhưng họ cố tình không chịu cung cấp khi có yêu cầu của Tòa án.
Các đương sự trong VAHC bao gồm người khởi kiện, người bị kiện, người có quyền và nghĩa vụ liên quan , họ là người phải chịu ảnh hưởng bởi phán quyết của Tòa án nên họ sẽ là đưa ra những tài liệu, chứng cứ chứng minh những yêu cầu hay việc phản đối yêu cầu của mình đối với người khác là có căn cứ và đúng pháp luật. Quyền lợi và nghĩa vụ của các đương sự trong vụ án thường là đối lập với nhau, cho nên để bảo vệ cho quyền lợi của mình thì thông thường những tài liệu, chứng cứ nào có lợi cho mình thì đương sự sẽ cung cấp, giao nộp cho Tòa án để chứng minh, còn tài liệu, chứng cứ nào bất lợi thì sẽ giấu đi hoặc không chịu cung cấp, giao nộp cho Tòa án. Có trường hợp khi Tòa án yêu cầu thì người đang lưu giữ chứng cứ họ cũng không chịu cung cấp, cung cấp không đầy đủ, cung cấp không chính xác, không đúng thời hạn. Vì không thu thập được chứng cứ nên Tòa án không có chứng cứ làm cơ sở giải quyết vụ án, dẫn đến vụ án bị kéo dài, quyền lợi của đương sự không được đảm bảo.
Ví dụ: Ông A đang khởi kiện VAHC liên quan đến việc yêu cầu hỗ trợ, bồi thường tiền khi nhà nước thu hồi đất của ông A. Trong quá trình Tòa án đang giải quyết vụ án thì ông A chết. Tòa án đưa những người thừa kế của ông A vào tiếp tục tham gia tố tụng trong vụ án. Ông B cho rằng ông B là con riêng của ông A nên ông B cũng có quyền tham gia tố tụng trong vụ án và sau này được quyền hưởng di sản thừa kế của ông A là số tiền nhà nước hỗ trợ, bồi thường khi thu hồi đất của ông A. Bà C là một trong những người con ruột của ông A cho rằng ông B không phải là con ông A vì trên giấy khai sinh của ông B cung cấp không có ghi tên cha của ông B là ông A.
Để chứng minh ông B là con của ông A thì ông B yêu cầu Tòa án tiến hành cho giám định ADN của ông B và ông D (ông D là em ruột của ông A). Tòa án yêu cầu ông D cung cấp mẫu xét nghiệm (mẫu tóc, mẫu máu) của ông D để tiến hành giám định ADN với ông B nhưng ông D từ chối không cung cấp mẫu xét nghiệm ADN cho Tòa án. Vấn đề đặt ra là kết luận giám định ADN giữa ông B và ông D là chứng cứ quan trọng và duy nhất để chứng minh ông B có phải là con của ông A hay không nhưng ông D không đồng ý tự nguyện cung cấp mẫu xét nghiệm ADN thì Tòa án thu thập chứng cứ này bằng cách nào?
Trong ví dụ trên, hành vi của ông D từ chối cung cấp mẫu giám định ADN cho Tòa án có thể được xem là hành vi cản trở hoạt động xác minh, thu thập chứng cứ của Tòa án. Nhưng thực tế Tòa án muốn phạt hành chính đối với ông D cũng không biết áp dụng mức phạt như thế nào vì hiện nay luật không quy định rõ. Việc Tòa án có xử phạt được ông D hay không thì ông D cũng phải có nghĩa vụ cung cấp mẫu giám định ADN cho Tòa án tiến hành giám định. Nhưng nếu ông D vẫn cố tình không cung cấp thì có tiến hành cưỡng chế ông D để lấy mẫu xét nghiệm của ông D để tiến hành giám định ADN không? Nếu không cưỡng chế ông D thì không thể tiến hành giám định được dẫn đến không có chứng cứ để Tòa án làm căn cứ giải quyết vụ án, còn tiến hành cưỡng chế ông D thì có thể làm ảnh hưởng đến quyền nhân thân của cá nhân ông D.
Lúc này phát sinh sự mâu thuẫn, xung đột giữa quyền dân sự của cá nhân được quy định trong Bộ Luật dân sự, đó là cá nhân có quyền sống, quyền bất khả xâm phạm về tính mạng, thân thể, quyền được pháp luật bảo hộ về sức khỏe, không ai bị tước đoạt tính mạng trái luật và nghĩa vụ cung cấp chứng cứ đó là của đương sự, đương sự có nghĩa vụ chủ động giao nộp tài liệu, chứng cứ cho Tòa án . Lúc này đặt ra vấn đề cho Tòa án phải lựa chọn cách thức giải quyết là phải tôn trọng quyền nhân thân bất khả xâm phạm của công dân với việc chấp thuận cho cá nhân không cung cấp chứng cứ cho Tòa án hay phải buộc cá nhân đó phải thực hiện nghĩa vụ cung cấp chứng cứ để có cơ sở chứng minh làm sáng tỏ vụ án bằng việc cưỡng chế cá nhân đó để lấy mẫu giám định ADN? Trên thực tiễn từ trước cho tới nay Tòa án có thể thực hiện được việc cưỡng chế để thu thập chứng cứ trong việc định giá, xem xét thẩm định tại chỗ (vì có cơ sở pháp lý để Tòa án thực hiện). Còn việc cưỡng chế con người để tiến hành lấy mẫu xét nghiệm ADN trong VAHC từ trước tới nay chưa thực hiện, mà Tòa án có muốn thực hiện cũng không biết thực hiện cưỡng chế như thế nào vì vấn đề này hiện nay luật chưa quy định.
Có trường hợp khi Tòa án phát hiện tài liệu, chứng cứ cần thu thập do phía cơ quan, tổ chức khác đang lưu giữ. Tòa án đã nhiều lần gởi văn bản đến yêu cầu thu thập chứng cứ nhưng cơ quan, tổ chức đang nắm giữ chứng cứ nhất định không chịu cung cấp. Ví dụ: Công ty A khởi kiện quyết định hành chính thu hồi đất của UBND tỉnh B ra Tòa án. Để có căn cứ xác định về nguồn gốc đất, hồ sơ pháp lý cấp giấy chứng nhận phần đất bị thu hồi thì Tòa án đã gởi quyết định thu thập chứng cứ đến Sở Tài nguyên và Môi trường và UBND huyện thuộc tỉnh B để yêu cầu cung cấp chứng cứ cho Tòa án. Nhận thấy người bị kiện là cấp trên của mình và tài liệu chứng cứ Tòa án thu thập có thể gây bất lợi cho cấp trên của mình trong vụ án, cho nên các cơ quan này không cung cấp chứng cứ cho Tòa án. Hơn nữa các cơ quan đang nắm giữ chứng cứ này nhưng không chịu cung cấp cho Tòa án vì việc họ không cung cấp chứng cứ thì cũng không bị ảnh hưởng đến quyền lợi, công việc cũng như không chịu bất cứ chế tài nào ràng buộc nên họ thoải mái từ chối cung cấp hoặc kéo dài thời gian cung cấp chứng cứ mà không cần có bất cứ lý do nào cả.
Nếu người nào mà có hành vi từ chối cung cấp tài liệu mà không có lý do chính đáng hoặc cản trở người tiến hành tố tụng xác minh, thu thập chứng cứ thì hành vi đó được xem là hành vi cản trở hoạt động xác minh, thu thập chứng cứ của Tòa án. Tùy theo tính chất, mức độ vi phạm mà có thể bị xử phạt vi phạm hành chính hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật . Tuy nhiên việc áp dụng xử phạt vi phạm hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự đối với hành vi cản trở hoạt động xác minh, thu thập chứng cứ của Tòa án trong VAHC hiện nay pháp luật chưa quy định rõ ràng, những vấn đề này cho tới nay vẫn còn là một khoảng trống chưa có quy định của pháp luật dẫn đến người áp dụng pháp luật không biết thực hiện như thế nào, không thể thi hành được dẫn đến nhiều VAHC trên thực tế bị bế tắc, kéo dài thời gian, không có lối ra.
Thứ hai, thu thập chứng cứ là tài liệu đọc được trong một số trường hợp còn khó khăn
Biện pháp thu thập chứng cứ của Tòa án bằng cách yêu cầu cơ quan, tổ chức, cá nhân cung cấp chủ yếu chỉ áp dụng để thu thập đối với các loại nguồn chứng cứ là tài liệu đọc được, nghe được, nhìn được, trong đó thu thập chứng cứ là tài liệu đọc được trong một số trường hợp còn khó khăn nhất định.
Phần lớn các VAHC hiện nay mà Tòa án thụ lý giải quyết là liên quan đến việc khởi kiện các quyết định hành chính, chính vì đặc thù này nên đa số các chứng cứ có trong hồ sơ VAHC thể hiện chủ yếu dưới dạng văn bản hay nói một cách khác là các tài liệu đọc được. Tài liệu đọc được được chỉ được coi là chứng cứ khi đáp ứng được yêu cầu là bản chính hoặc bản sao có công chứng, chứng thực hợp pháp hoặc do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cung cấp, xác nhận . Bản chính là bản đầu tiên, là văn bản mà căn cứ vào đó lập ra các bản sao. Bản chính là văn bản ghi lại những giao dịch, tình tiết, sự xảy ra đầu tiên, phản ánh sự thật khách quan nên tính có giá trị chứng minh chính xác những tình tiết, sự kiện liên quan trong vụ án. Bản sao được lập ra từ bản gốc nên giữa bản sao và bản gốc chỉ khác nhau về mặt hình thức tạo lập nên nhưng nội dung thể hiện trong bản chính và bản sao phải là hoàn toàn giống nhau.
Bản sao là bản căn cứ vào bản gốc lập ra nhưng không phải mọi bản sao đều có nội dung là hoàn toàn giống với bản gốc, bởi vì trong quá trình lập ra bản sao có thể vì lý do khách quan hoặc chủ quan của người có thể làm sai lệch ra bản sao đó. Khi nội dung của bản sao đã không còn giống với bản gốc thì bản sao không đảm bảo tính khách quan, không được xem là chứng cứ. Ví dụ ông A cung cấp cho Tòa án bản sao hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất (bản sao này được thực hiện chứng thực bởi công chứng viên) để chứng minh phần đất bị thu hồi thuộc quyền sử dụng hợp pháp của ông A. Nhưng trong bản sao này ông A cố tình gian dối là khi photo hợp đồng từ bản chính xong, ông A thay đổi một số nội dung trong bản photo rồi đem đi thực hiện việc sao y. Khi thực hiện sao y thì công chứng viên không phát hiện ra sự gian dối của ông A nên đã thực hiện sao y bản chính, thì bản sao y từ bản chính do công chứng viên cấp cho ông A không được xem là chứng cứ hợp pháp dưới dạng tài liệu đọc được.
Trường hợp khi nội dung bản sao được lập ra là hoàn toàn giống với bản gốc nhưng ngay từ ban đầu bản gốc đã không đảm bảo tính khách quan, thì bản sao lập ra hợp pháp cũng không được xác định là chứng cứ. Ví dụ: Ông A cung cấp cho Tòa án Giấy phép kinh doanh là bản sao có công chứng hợp pháp. Nhưng công chứng viên khi thực hiện công chứng viên đã không phát hiện ra được bản chính giấy phép kinh doanh mà ông A cung cấp là giả, nên đã thực hiện việc cấp bản sao có công chứng Giấy phép kinh doanh này cho ông A, cho nên bản sao y từ bản chính của giấy phép kinh doanh do công chứng viên cấp cho ông A không được xem là chứng cứ hợp pháp.
Để bảo bảo giá trị chứng minh của chứng cứ dưới dạng tài liệu đọc được là bản sao đã được công chứng, chứng thực hợp pháp, nếu có nghi ngờ về tính xác thực của những tình tiết, sự kiện đã được ghi trong văn bản và được công chứng, chứng thực hợp pháp này thì Thẩm phán có thể yêu cầu cơ quan, tổ chức, cá nhân đã cung cấp, giao nộp văn bản xuất trình văn bản gốc, bản chính . Nếu đương sự nào đã cung cấp bản sao đã được công chứng, chứng thực hợp pháp cho Tòa án nhưng các đương sự khác hoặc Tòa án yêu cầu phải xuất trình văn bản gốc, bản chính để tiến hành đối chiếu, giám định để xác định tính xác thực, chính xác giữa bản sao và bản chính, nếu khi có yêu cầu của Thẩm phán mà đương sự không xuất trình bản chính, bản gốc được thì bản sao đã được công chứng mà đương sự cung cấp cũng không được sử dụng làm chứng cứ để giải quyết vụ án.
Trong VAHC chứng cứ thể hiện dưới dạng tài liệu đọc được như quyết định hành chính, quyết định giải quyết khiếu nại… thì đương sự có thể cung cấp bản chính cho Tòa án hoặc lấy bản chính thực hiện công chứng, chứng thực để lập ra bản sao rồi nộp bản sao cho Tòa án. Nhưng cũng có những tài liệu không thể tiến hành công chứng, chứng thực được (như giấy cho mượn, tặng cho, mua bán đất bằng giấy tay) thì đương sự chỉ có thể cung cấp cho Tòa án bản chính hoặc là bản photo khi giải quyết vụ án. Vấn đề đặt ra là chứng cứ là tài liệu đọc được nhưng không thể công chứng, chứng thực hợp pháp hoặc không có công chứng, chứng thực hợp pháp thì đương sự giao nộp cho Tòa án là nộp bản chính hay nộp bản photo? Nếu nộp bản photo thì có được xem là chứng cứ và được sử dụng trong quá trình giải quyết vụ án hay không? Hiện nay Luật TTHC chưa có quy định rõ về vấn đề này, khiến cho việc áp dụng không thống nhất, cụ thể:
Vấn đề 1: Đối với tài liệu đọc được là bản chính không có công chứng, chứng thực được có bắt buộc phải giao nộp bản chính hay là nộp bản photo có xuất trình thêm bản chính để đối chiếu?
Không phải mọi giấy tờ đều có thể thực hiện được việc công chứng, chứng thực, chỉ những giấy tờ sau mới được làm cơ sở để chứng thực bản sao từ bản chính: bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp hoặc bản chính giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền . Căn cứ vào quy định như trên thì những giấy tờ như hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất được ký kết giữa hai cá nhân với nhau không có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền (giấy tay) thì không thể chứng thực bản sao từ bản chính được.
Giả sử có VAHC phát sinh liên quan đến tờ giấy tay này, trong quá trình giải quyết vụ án Tòa án yêu cầu đương sự phải giao nộp tài liệu là tờ giấy tay này để làm chứng cứ giải quyết vụ án. Tờ giấy tay này cũng có nội dung chứng minh nguồn gốc đất nên đương sự muốn giữ lại để sau khi kết thúc vụ án có thể sử dụng những việc liên quan đến việc sử dụng đất của mình (ví dụ như làm thủ tục cấp giấy chứng nhận) nên chỉ cung cấp cho Tòa án bản photo. Theo nguyên tắc bản photo không có công chứng, chứng thực hợp pháp thì không được coi là chứng cứ hợp pháp. Thực tế để giải quyết trường hợp này thì Thẩm phán hoặc Thư ký yêu cầu đương sự nộp bản photo và xuất trình thêm bản chính, sau đó tiến hành đối chiếu bản chính bằng cách ký tên và ghi trực tiếp lên bản photo mà đương sự cung cấp là đã đối bản chính, rồi giữ lại bản photo có ghi chữ đối chiếu bản chính để lưu vào hồ sơ vụ án và trả lại bản chính cho đương sự giữ.
Luật chỉ quy định trong quá trình Tòa án giải quyết VAHC, đương sự có quyền và nghĩa vụ giao nộp tài liệu, chứng cứ cho Tòa án; nếu đương sự không nộp hoặc nộp không đầy đủ tài liệu, chứng cứ do Tòa án yêu cầu mà không có lý do chính đáng thì Tòa án căn cứ vào tài liệu, chứng cứ mà đương sự đã giao nộp để giải quyết vụ án . Nhưng Luật không quy định bắt buộc là đương sự phải nộp “đúng” chứng cứ, tức là phải nộp bản chính hoặc bản có công chứng, chứng thực hợp pháp, do đó Tòa án không thể bắt buộc đương sự phải nộp tài liệu là bản chính, còn việc bản photo của tờ giấy tay do đương sự nộp có giá trị chứng minh hay không sẽ do Tòa án đánh giá chứng cứ và quyết định có sử dụng tài liệu này trong việc giải quyết vụ án hay không. Chính vì luật không quy định rõ ràng như vậy nên có nơi Tòa án bắt buộc đương sự phải nộp bản chính, có nơi thì cho nộp bản photo rồi tiến hành đối chiếu bản chính.
Vấn đề 2: Chủ thể nào có thẩm quyền đối chiếu bản chính trên tài liệu photo mà đương sự cung cấp?
Việc đương sự giao nộp tài liệu, chứng cứ cho Tòa án phải được lập thành biên bản. Trong biên bản phải ghi rõ tên gọi, hình thức, nội dung, đặc điểm của tài liệu, chứng cứ . Luật không quy định rõ là người nhận chứng cứ là Thẩm phán hay là Thư ký nên trên thực tiễn thì đương sự có thể giao nộp tài liệu, chứng cứ cho Thẩm phán hoặc cho Thư ký được phân công trực tiếp giải quyết vụ án. Nếu đương sự nộp tài liệu, chứng cứ là bản photo cho Thẩm phán thì Thẩm phán sẽ yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu. Đương sự nộp tài liệu, chứng cứ là bản photo cho Thư ký thì Thư ký sẽ yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu. Như vậy trên thực tế cả Thẩm phán và Thư ký đều có thể thực hiện việc đối chiếu bản chính từ bản photo. Vậy bản photo có đối chiếu bản chính có được xem là văn bản được “chứng thực” hợp pháp hay không? Đối chiếu với quy định của pháp luật thì thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực chỉ quy định cho Phòng Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp xã, công chứng viên, cơ quan đại diện của Việt Nam ở nước ngoài, viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự , như vậy thì việc đối chiếu bản chính của Thẩm phán hoặc thư ký không thể xem như là việc chứng thực hợp pháp được. Hiện nay trong lĩnh vực tố tụng hành chính không có văn bản pháp luật nào quy định về việc đối chiếu bản chính của Thẩm phán hoặc Thư ký. Việc Thẩm phán hoặc Thư ký tiến hành đối chiếu bản chính từ bản photo là làm theo “thông lệ”, “thói quen” từ trước cho tới nay không có căn cứ pháp lý rõ ràng nên việc thực hiện cũng không được thống nhất.
Vấn đề 3, Giá trị chứng minh của tài liệu được xác nhận đã sao y bản chính như thế nào?
Những tài liệu đã được Thẩm phán, Thư ký tiến hành đối chiếu bản chính chỉ có giá trị sử dụng “nội bộ” trong quá trình giải quyết vụ án của Tòa án. Khi các tài liệu đã được đối chiếu bản chính sẽ được Thẩm phán “mặc nhiên” xem như là “tương đương” với bản sao đã có công chứng, chứng thực hợp pháp. Tài liệu đã được đối chiếu bản chính sẽ được Thẩm phán xem là chứng cứ hợp pháp khi giải quyết vụ án.
Nhưng giá trị áp dụng của tài liệu đối chiếu bản chính có hiệu lực tới khi nào thì không có quy định rõ ràng, có hiệu lực cho tới khi vụ án đó kết thúc bằng quyết định hoặc bản án đã có hiệu lực pháp luật? Nếu vụ án bị hủy, sửa giải quyết lại thì tài liệu đã đối chiếu bản chính trước đó có được tiếp tục sử dụng nữa hay không? Nếu vụ án có thay đổi Thẩm phán thì Thẩm phán mới nhận vụ án có tiến hành đối chiếu bản chính lại hay không? Tất cả những nội dung trên hiện nay vẫn còn bỏ ngỏ, không có quy định pháp luật rõ ràng nên rất khó khăn trong việc thực hiện trên thực tế.
Vấn đề 4, Khi tiến hành đối chiếu bản chính phải có sự tham gia của ai?
Khi một đương sự tiến hành giao nộp tài liệu là bản photo và có xuất trình kèm theo bản chính để đối chiếu thì Thẩm phán, Thư ký sẽ tiến hành đối chiếu bản chính mà không cần thiết phải có mặt, chứng kiến của các đương sự khác trong vụ án để cùng biết và kiểm tra tính hợp pháp của chứng cứ cung cấp đó.
Khi đương sự đã cung cấp tài liệu là bản photo cho Thẩm phán, Thư ký tiến hành đối chiếu bản chính, lưu vào hồ sơ vụ án xong. Nếu đương sự khác không công nhận giá trị chứng cứ của tài liệu đã được đối chiếu bản chính, yêu cầu người cung cấp phải xuất trình bản chính của tài liệu để tiến hành kiểm tra, giám định nhưng bản chính đã bị mất không thể tiến hành giám định được thì lúc này giá trị của tài liệu là bản photo đã được Thẩm phán, Thư ký tiến hành đối chiếu bản chính trước đó như thế nào? Có được xem là chứng cứ hợp pháp hay không? Việc này Luật cũng không có quy định rõ ràng. Giả sử nếu đương sự có sự không trung thực (ví dụ như giả chữ ký, chữ viết) trong việc cung cấp tài liệu đọc được là bản chính cho Tòa án, khi cung cấp là bản photo xuất trình kèm theo bản chính để đối chiếu. Thẩm phán, Thư ký bằng mắt thường không thể nhận biết tài liệu này bị giả chữ ký, chữ viết nên tiến hành đối chiếu bản chính xong, đưa tài liệu này vào hồ sơ vụ án làm chứng cứ giải quyết vụ án sẽ gây ảnh hưởng đến tính khách quan, trung thực của việc giải quyết vụ án.
Ví dụ: ông A bị Chủ tịch UBND xã ban hành quyết định xử phạt vi phạm hành chính về hành vi xây dựng nhà trái phép. Ông A cho rằng ông A không có hành vi xây dựng trái phép. Căn nhà ông A đang ở là do ông A mua lại của ông B. Ông A xuất trình chứng cứ là hợp đồng mua bán nhà bằng giấy tay giữa ông A và ông B. Ông A cung cấp bản photo và xuất trình bản chính hợp đồng mua bán nhà này để đối chiếu. Thẩm phán đối chiếu bản photo từ bản chính xong, trả bản chính lại cho ông A, lưu bản photo đã đối chiếu xong vào hồ sơ vụ án. Thẩm phán không thể nào biết được rằng chữ ký trên hợp đồng mua bán nhà bằng giấy tay đó có phải do ông A hoặc ông B ký tên hay không nên đánh giá và sử dụng chứng cứ không thể đảm bảo được tính chính xác.
2. Một số kiến nghị hoàn thiện
Theo chúng tôi để khắc phục được các bất cập, tồn tại trên thì cần phải có văn bản pháp luật quy định rõ ràng, cụ thể, đầy đủ về những vấn đề sau:
Thứ nhất, về việc không cung cấp chứng cứ của cá nhân, cơ quan, tổ chức
Quy định chế tài xử lý đối với hành vi cản trở hoạt động xác minh, thu thập chứng cứ của Tòa án. Phân biệt được rạch ròi ranh giới giữa hành vi vi phạm nào sẽ bị xử lý hành chính và hành vi vi phạm nào sẽ bị truy cứu trách nhiệm hình sự, từ đó để người có thẩm quyền áp dụng được thống nhất. Nếu là xử phạt hành chính thì cũng phải có quy định rõ về hình thức xử lý cụ thể đối với từng loại hành vi vi phạm, thẩm quyền, trình tự, thủ tục xử phạt…Nếu là truy cứu trách nhiệm hình sự thì cũng cần có quy định rõ ràng mức độ cản trở, mức độ nguy hiểm, hậu quả xảy ra như thế nào là đủ truy cứu trách nhiệm hình sự.
Khi cơ quan, tổ chức, cá nhân đã bị xử phạt (hành chính hoặc truy cứu trách nhiện hình sự) nhưng vẫn cố tình không chịu giao nộp, cung cấp chứng cứ thì cũng phải có quy định về cách thức, biện pháp thực hiện cưỡng chế để Tòa án có thể có được chứng cứ hợp pháp làm căn cứ cho việc giải quyết được vụ án.
Khi có xung đột giữa hưởng quyền dân sự của đương sự theo Bộ luật dân sự và nghĩa vụ của đương sự trong việc cung cấp tài liệu, chứng cứ trong Luật tố tụng hành chính thì luật phải có quy định ưu tiên buộc đương sự phải thực hiện nghĩa vụ theo quy định trong Luật trong tố tụng hành chính, vì mục đích là để cho Tòa án có chứng cứ làm sáng tỏ sự việc, giải quyết VAHC được đúng, chính xác, khách quan.
Thứ hai, về một số trường hợp còn khó khăn khi thu thập chứng cứ là tài liệu đọc được.
Đối với những tài liệu mà không thể tiến hành công chứng, chứng thực được thì bắt buộc đương sự phải giao nộp bản chính. Nếu những tài liệu không thể tiến hành công chứng, chứng thực được nhưng đương sự có nhu cầu muốn giữ lại bản chính thì phải làm đơn trình bày lý do và phải cung cấp bản photo có xuất trình bản chính cho Thẩm phán để tiến hành đối chiếu.
Nên quy định chỉ có Thẩm phán trực tiếp giải quyết vụ án đó mới được quyền đối chiếu bản chính vì Thẩm phán là người phải chịu trách nhiệm chính về hồ sơ vụ án mà mình giải quyết.
Khi Thẩm phán tiến hành đối chiếu bản photo từ bản chính xong thì phải thông báo cho các đương sự còn lại trong vụ án biết để các đương sự khác có ý kiến của mình đối với tài liệu mà Thẩm phán đã đối chiếu bản chính.
Tài liệu mà Thẩm phán đã đối chiếu bản chính chỉ được sử dụng trong phạm vi vụ án do Thẩm phán được phân công giải quyết. Nếu vụ án do Thẩm phác khác giải quyết (thay đổi Thẩm phán, bản án bị hủy, nhập vụ án…) nếu thấy cần thiết thì Thẩm phán được phân công mới này có quyền yêu cầu đương sự đã cung cấp bản chính để đối chiếu trước đó phải xuất trình bản chính để kiểm tra. Nếu đương sự không xuất trình được bản chính thì bản photo có đối chiếu bản chính của Thẩm phán trước đó không được xem là chứng cứ hợp pháp.
