1. Khái quát về thực trạng của việc giao nộp chứng cứ đối với các tài liệu đọc được nhưng không có công chứng, chứng thực hợp pháp
Các tài liệu đọc được coi là chứng cứ nếu là bản chính hoặc bản sao có công chứng, chứng thực hợp pháp hoặc do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cung cấp, xác nhận .
Như vậy đối với những chứng cứ như quyết định hành chính, quyết định giải quyết khiếu nại… thì đương sự có thể cung cấp được bản chính hoặc bản có công chứng, chứng thực cho Tòa án. Nhưng cũng có những tài liệu không thể tiến hành công chứng, chứng thực được (như giấy cho mượn, tặng cho, mua bán đất bằng giấy tay) thì đương sự chỉ có thể cung cấp cho Tòa án bản chính hoặc là bản photo khi giải quyết vụ án.
Vấn đề đặt ra là chứng cứ là tài liệu đọc được nhưng không thể công chứng, chứng thực hợp pháp hoặc không có công chứng, chứng thực hợp pháp thì đương sự giao nộp cho Tòa án là nộp bản chính hay nộp bản photo? Nếu nộp bản phô tô thì có được xem là chứng cứ và được sử dụng trong quá trình giải quyết vụ án hay không? Hiện nay Luật TTHC chưa có quy định rõ về vấn đề này, khiến cho việc áp dụng không thống nhất, cụ thể:
a) Đối với tài liệu đọc được là bản chính không có công chứng, chứng thực được có bắt buộc phải giao nộp bản chính hay là nộp bản photo có xuất trình thêm bản chính để đối chiếu?
Không phải mọi giấy tờ đều có thể thực hiện được việc công chứng, chứng thực, chỉ những giấy tờ sau mới được làm cơ sở để chứng thực bản sao từ bản chính: bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp hoặc bản chính giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền .
Căn cứ vào quy định như trên thì những giấy tờ như hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất được ký kết giữa hai cá nhân với nhau không có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền (giấy tay) thì không thể chứng thực bản sao từ bản chính được.
Giả sử có VAHC phát sinh liên quan đến tờ giấy tay này, trong quá trình giải quyết vụ án Tòa án yêu cầu đương sự phải giao nộp tài liệu là tờ giấy tay này để làm chứng cứ giải quyết vụ án. Tờ giấy tay này cũng có nội dung chứng minh nguồn gốc nên đương sự muốn giữ lại để sau khi kết thúc vụ án có thể sử dụng những việc liên quan đến việc sử dụng đất của mình (ví dụ như làm thủ tục cấp giấy chứng nhận) nên chỉ cung cấp cho Tòa án bản photo.
Theo nguyên tắc bản photo không có công chứng, chứng thực hợp pháp thì không được coi là chứng cứ hợp pháp.Thực tế để giải quyết trường hợp này thì Thẩm phán hoặc Thư ký yêu cầu đương sự nộp bản photo và xuất trình thêm bản chính, sau đó tiến hành đối chiếu bản chính bằng cách ký tên và ghi trực tiếp lên bản photo mà đương sự cung cấp là đã đối bản chính, rồi giữ lại bản photo có ghi chữ đối chiếu bản chính để lưu vào hồ sơ vụ án và trả lại bản chính cho đương sự giữ.
Luật chỉ quy định trong quá trình Tòa án giải quyết VAHC, đương sự có quyền và nghĩa vụ giao nộp tài liệu, chứng cứ cho Tòa án; nếu đương sự không nộp hoặc nộp không đầy đủ tài liệu, chứng cứ do Tòa án yêu cầu mà không có lý do chính đáng thì Tòa án căn cứ vào tài liệu, chứng cứ mà đương sự đã giao nộp để giải quyết vụ án . Nhưng Luật không quy định bắt buộc là đương sự phải nộp “đúng” chứng cứ, tức là phải nộp bản chính hoặc bản có công chứng, chứng thực hợp pháp, do đó Tòa án không thể bắt buộc đương sự phải nộp tài liệu là bản chính, còn việc bản photo của tờ giấy tay do đương sự nộp có giá trị chứng minh hay không sẽ do Tòa án đánh giá chứng cứ và quyết định có sử dụng tài liệu này trong việc giải quyết vụ án hay không.
Chính vì luật không quy định rõ ràng như vậy nên có nơi Tòa án bắt buộc đương sự phải nộp bản chính, có nơi thì cho nộp bản photo rồi tiến hành đối chiếu bản chính.
b) Chủ thể nào có thẩm quyền đối chiếu bản chính trên tài liệu photo mà đương sự cung cấp?
Việc đương sự giao nộp tài liệu, chứng cứ cho Tòa án phải được lập thành biên bản. Trong biên bản phải ghi rõ tên gọi, hình thức, nội dung, đặc điểm của tài liệu, chứng cứ; số bản, số trang của tài liệu, chứng cứ và thời gian nhận; chữ ký hoặc điểm chỉ của người giao nộp, chữ ký của người nhận và dấu của Tòa án. Biên bản phải lập thành hai bản, một bản lưu vào hồ sơ vụ án hành chính và một bản giao cho đương sự nộp tài liệu, chứng cứ giữ .
Luật không quy định rõ là người nhận chứng cứ là Thẩm phán hay là Thư ký nên trên thực tiễn thì đương sự có thể giao nộp tài liệu, chứng cứ cho Thẩm phán hoặc cho Thư ký được phân công trực tiếp giải quyết vụ án. Nếu đương sự nộp tài liệu, chứng cứ là bản photo cho Thẩm phán thì Thẩm phán sẽ yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu. Đương sự nộp tài liệu, chứng cứ là bản photo cho Thư ký thì Thư ký sẽ yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu. Như vậy trên thực tế cả Thẩm phán và Thư ký đều có thể thực hiện việc đối chiếu bản chính từ bản photo.
Vậy bản photo có đối chiếu bản chính có được xem là văn bản được “chứng thực” hay không? Đối chiếu với quy định của pháp luật thì thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực chỉ quy định cho phòng tư pháp, ủy ban nhân cấp xã, công chứng viên, cơ quan đại diện của Việt Nam ở nước ngoài, viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự .
Hiện nay trong lĩnh vực TTHC không có văn bản pháp luật nào quy định về việc đối chiếu bản chính của Thẩm phán hoặc Thư ký. Việc Thẩm phán hoặc Thư ký tiến hành đối chiếu bản chính từ bản photo là làm theo “thông lệ”, “thói quen” từ trước cho tới nay không có căn cứ pháp lý rõ ràng nên việc thực hiện cũng không được thống nhất. Có nơi chỉ có Thẩm phán mới được đối chiếu bản chính, có nơi thì cho phép cả Thư ký cũng được đối chiếu bản chính.
c) Giá trị chứng minh của tài liệu được xác nhận đã sao y bản chính như thế nào?
Những tài liệu đã được Thẩm phán, Thư ký tiến hành đối chiếu bản chính chỉ có giá trị sử dụng “nội bộ” trong quá trình giải quyết vụ án của Tòa án. Khi các tài liệu đã được đối chiếu bản chính sẽ được Thẩm phán “mặc nhiên” xem như là “tương đương” với bản sao đã có công chứng, chứng thực hợp pháp. Tài liệu đã được đối chiếu bản chính sẽ được Thẩm phán xem là chứng cứ hợp pháp khi giải quyết vụ án.
Nhưng giá trị áp dụng của tài liệu đối chiếu bản chính có hiệu lực tới khi nào thì không có quy định rõ ràng, có hiệu lực cho tới khi vụ án đó kết thúc bằng quyết định hoặc bản án đã có hiệu lực pháp luật? Nếu vụ án bị hủy, sửa giải quyết lại thì tài liệu đã đối chiếu bản chính trước đó có được tiếp tục sử dụng nữa hay không? Nếu vụ án có thay đổi Thẩm phán thì Thẩm phán mới nhận vụ án có tiến hành đối chiếu bản chính lại hay không? Tất cả những nội dung trên hiện nay vẫn còn bỏ ngỏ, không có quy định pháp luật rõ ràng nên rất khó khăn trong việc thực hiện trên thực tế.
d) Khi tiến hành đối chiếu bản chính phải có sự tham gia của ai?
Khi một đương sự tiến hành giao nộp tài liệu là bản photo và có xuất trình kèm theo bản chính để đối chiếu thì Thẩm phán, Thư ký sẽ tiến hành đối chiếu bản chính mà không cần thiết phải có mặt, chứng kiến của các đương sự khác trong vụ án để cùng biết và kiểm tra tính hợp pháp của chứng cứ cung cấp đó.
Khi đương sự đã cung cấp tài liệu là bản photo cho Thẩm phán, Thư ký tiến hành đối chiếu bản chính, lưu vào hồ sơ vụ án xong. Nếu đương sự khác không công nhận giá trị chứng cứ của tài liệu đã được đối chiếu bản chính, yêu cầu người cung cấp phải xuất trình bản chính của tài liệu để tiến hành kiểm tra, giám định nhưng bản chính đã bị mất không thể tiến hành giám định được thì lúc này giá trị của tài liệu là bản photo đã được Thẩm phán, Thư ký tiến hành đối chiếu bản chính trước đó như thế nào? Có được xem là chứng cứ hợp pháp hay không? Việc này Luật cũng không có quy định rõ ràng.
Giả sử nếu đương sự có sự không trung thực (ví dụ như giả chữ ký, chữ viết) trong việc cung cấp tài liệu đọc được là bản chính cho Tòa án, khi cung cấp là bản photo xuất trình kèm theo bản chính để đối chiếu. Thẩm phán, Thư ký bằng mắt thường không thể nhận biết tài liệu này bị giả chữ ký, chữ viết nên tiến hành đối chiếu bản chính xong, đưa tài liệu này vào hồ sơ vụ án làm chứng cứ giải quyết vụ án sẽ gây ảnh hưởng đến tính khách quan, trung thực của việc giải quyết vụ án.
Ví dụ: ông A kiện Ủy ban nhân dân huyện X về việc bồi thường, hỗ trợ khi thu hồi đất. Ông A cho rằng đất này ông đã mua của ông B bằng giấy tờ tay vào năm 2000 và sử dụng ổn định từ khi nhận chuyển nhượng cho đến nay nhưng khi Ủy ban nhân dân huyện X thu hồi đất thì lại ban hành quyết định bồi thường cho ông B. Ông B xuất trình chứng cứ chứng minh phần đất bị thu hồi, bồi thường là thuộc quyền sử dụng hợp pháp của ông B bằng tờ giấy tay mua bán đất có chữ ký của ông A. Ông B cung cấp bản photo và xuất trình bản chính tờ giấy tay mua đất này để đối chiếu. Thẩm phán đối chiếu bản photo từ bản chính xong, trả bản chính lại cho ông B, lưu bản photo đã đối chiếu xong vào hồ sơ vụ án. Thẩm phán không thể nào biết được rằng chữ ký trên tờ giấy tay đó có phải do ông A hoặc ông B ký tên hay không nên đánh giá và sử dụng chứng cứ không thể đảm bảo được tính chính xác.
2. Đề xuất, kiến nghị
Luật TTHC nên có những quy định rõ ràng, cụ thể về những vấn đề trên như sau:
- Đối với những tài liệu mà không thể tiến hành công chứng, chứng thực được thì bắt buộc đương sự phải giao nộp bản chính. Nếu những tài liệu không thể tiến hành công chứng, chứng thực được nhưng đương sự có nhu cầu muốn giữ lại bản chính thì phải làm đơn trình bày lý do và phải cung cấp bản photo có xuất trình bản chính cho Thẩm phán để tiến hành đối chiếu.
- Nên quy định chỉ có Thẩm phán trực tiếp giải quyết vụ án đó mới được quyền đối chiếu bản chính vì Thẩm phán là người phải chịu trách nhiệm chính về hồ sơ vụ án mà mình giải quyết.
- Khi Thẩm phán tiến hành đối chiếu bản photo từ bản chính xong thì phải thông báo cho các đương sự còn lại trong vụ án biết để các đương sự khác có ý kiến của mình đối với tài liệu mà Thẩm phán đã đối chiếu bản chính.
- Tài liệu mà Thẩm phán đã đối chiếu bản chính chỉ được sử dụng trong phạm vi vụ án do Thẩm phán được phân công giải quyết. Nếu vụ án do Thẩm phác khác giải quyết (thay đổi Thẩm phán, bản án bị hủy, sửa giải quyết lại, nhập vụ án…) nếu thấy cần thiết thì Thẩm phán được phân công mới này có quyền yêu cầu đương sự đã cung cấp bản chính để đối chiếu trước đó phải xuất trình bản chính để kiểm tra. Nếu đương sự không xuất trình được bản chính thì bản photo có đối chiếu bản chính của Thẩm phán trước đó không được xem là chứng cứ hợp pháp.
